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グラフィックデザイン会社作業スペースに　その1 A4書類棚 / Piano

2015/4/3

グラフィックデザインの会社「tobufune」様のオフィスにて「PianoシリーズA4書類棚」をお使いいただいています。

Pianoシリーズは連続した棚板からなる究極のシンプルな収納棚です。「Piano」とは、「階（フロアー）」を意味するイタリア語です。文字通り多層階に積み上げた収納棚で、大量のメディアや書類の分類保管が必要なオフィス家具として多くご利用いただいています。「CD収納棚」、「DVD収納棚」、「A4書類収納棚」、「A3書類収納棚」に合わせたサイズ展開があり、高さを段階的にお選びいただけます。本件でお使いいただいているのは、A4書類の収納棚で、18段の製品です。

この書類棚は、A4サイズの用紙を細かく分類し水平な状態で垂直に積み上げて収納するための書類棚です。大量の書類を水平にして積み上げて収納する際に厄介なのは、下の方に入ってしまった書類を取り出すことが非常に困難になることです。クリアファイルを使って1枚の書類でも滑りやすくし、関連する書類をまとめておけるようにすれば引き出しやすさの点では少し改善されます。しかしクリアファイルで仕分けした書類の上に別のクリアファイルを載せるという方法で次々に積み上げていくと、必要になった書類を取り出す時や、下の方にあるクリアファイルに新しい書類を追加したい時などには、地層状に重く積み重なったファイルを動かして掘り出すような、煩わしくて面倒な作業から逃れることはできません。もっとも、この方法で積み上げれば、結果として時系列保存ができるというメリットも一方にはあります。このPianoシリーズの書類棚を使えば、細かく水平に仕切られた棚板によって、書類自体は水平に置かれ、それが垂直方向に高く重ねてあため、どの書類でも同じように取り出しやすい状態で収納することが可能です。

両サイドの側板の内側にすり桟を取り付け17枚の棚板を挿入してあります。この棚板はスライドトレーとして棚から取り出すことができます。水平に引き出した棚板を、書類を載せたまま作業する場に運ぶことが可能です。書棚には背板が付いていますので、反対側にトレーやコンテンツが落ちることはありません。また箱のような形状の引き出し式の書類棚とは違って前板がないので、棚板の上に収められているコンテンツの様子が外から見えるので何が入っているのか確認するために少しひっぱり出したりする必要がありません。

扉と本棚の間にできた小さなスペースに、18段の書棚を置いていただきました。棚板の見付に五十音順のインデックスをつけて分類していただいています。インデックスは、天板の見付には「ア・イ・ウ・エ・オ」と貼付して、その下側の2段にアイウエオのコンテンツを、上から２段目の棚板の見付には「カ・キ・ク・ケ・コ」と貼付して、その下側の2段にカキクケコのコンテンツを、と、上から下に流れる自然な視線の動きに沿った方法で仕分けされています。「タ行」と「ハ行」は３段、「マ行」「ヤ行」「ラ行」は1段、一番下の段には特別な仕分け用の記号が付けられています。仕掛かり中のプロジェクト毎に関連する書類などを一時的に保管しておく場所として使われておいでです。厚みが最大で20mm程になっているクリアファイルが何部も積み上げられ、五十音順にグループ分けされています。同時に使う書類が散逸してしまったり、他の書類の中に混入してしまったりしないように整理されて紛失するリスクをできるだけ低減させています。

何人ものスタッフが働くオフィスにおいて、ファイリングや仕分けなどの整理整頓の手法を作り上げる時に大切なことは、そこにアクセスできるメンバー全員が、いつでも迷わず探し出せて、手間取らずにサッと取り出せて、使い終わったら誰でも簡単に片付けることができる、というポイントを実現できるかどうかです。出し入れのシステムがシンプルに共有されていると、モノを探すために無駄な時間を費やす必要がなくなり、業務が効率的に行われるために全体の生産性が高まります。それだけでなく、必要なものが整頓されて間違いなくそこにある、という感覚は、探すための煩雑な作業に集中力を削がれ無駄な時間を使わなくて済むという感覚です。その分のエネルギーをクリエイティブな方向に振り向けやすくなります。これが、特定の個人が自分のためだけに使うスペースであるならば、第三者からは混沌としか見えない状況が実はユニークなクリエイティビティを生み出すための源泉になっている、というようなケースもあり得ます。しかし、複数のスタッフがオフィスに集まって共同作業によって成果物を作り出す場合には「あるべきモノが、あるべき所に、ある」という安定した状態は仕事の基盤ですし、より良い成果物というゴールに向かうための大切なスタート地点になるものです。